Huracan Katrina. Huracán Rita. Huracán Wilma. Hace apenas unos meses, estas tormentas cambiaron la vida de millones de personas. Incluso si no trabajó en áreas afectadas por esas tormentas, tal vez envió productos a, o recibió productos de, empresas en la región del Golfo. ¿Crees que no fuiste afectado por estos desastres naturales?
Ahora, multiplique ese pensamiento mil veces y tendrá una idea de por qué es necesario tener un plan de desastre listo para usar en caso de que enfrente una crisis similar en su ciudad natal.
¿Cómo puede planificar para una crisis o desastre cuando por lo general ocurren de forma inesperada? ¿Qué tan fácil es anticipar algo que no has experimentado? Estas son dos razones por las que los propietarios y gerentes pueden sentirse paralizados cuando se enfrentan a la planificación para una crisis. Puede parecer extraño para algunos incluso tratar de imaginar qué hacer o poner en papel, por lo que es más fácil posponerlo para otro día.
Planificación de emergencias
Pero veámoslo de una manera diferente, posiblemente en partes más pequeñas, para que pueda comprender las posibilidades. Una de las primeras cosas que debe hacer es asignar este trabajo a una persona, puede ser usted u otra persona, y formar un pequeño equipo para apoyar el esfuerzo. Un líder hará de este un proceso más eficiente y efectivo.
Entonces, ¿qué es lo primero que puede hacer para planificar una crisis? Hacer una lista. Una lista simple de "qué pasaría si" es un gran lugar para comenzar. Piense en la Ley de Murphy: "Si algo puede salir mal, saldrá mal". No importa cuán extraño pueda parecer, anote todo lo que podría aplicarse a su negocio, desde desastres ambientales como terremotos, inundaciones o huracanes hasta el retiro de un producto. Esta lista debe cubrir cualquier cosa que pueda resultar en una interrupción en su ciclo comercial regular.
¿Cree que los procesadores en el sur de Florida planearon múltiples huracanes en 2005? Cuando hablo con algunas personas allí ahora, ni siquiera pueden mantener los nombres correctos de los huracanes o cuáles resultaron en qué fase del daño. Apuesto a que la mayoría de las empresas en el sur de Florida ahora tienen un plan de desastres por huracanes que incluye cosas como fuentes de energía alternativas, planes de desvío de productos y listas de comunicación (tanto para los clientes como para el personal de la empresa).
Plan de Recuperación Empresarial
Una vez que tenga la lista de "qué pasaría si", eche un vistazo para analizar los servicios y funciones críticos de su negocio, los que mantienen las puertas abiertas. Algunos elementos que me vienen a la mente son los empleados, el flujo de caja, los equipos para operar, los teléfonos y las computadoras y la atención a los clientes. Estas son las funciones críticas que serán cruciales para ponerse en marcha lo antes posible después de un desastre.
A continuación, tome esta nueva lista y clasifique los elementos en tres o cuatro categorías principales que contengan todo lo que sea similar, como "Financiero", "Comunicaciones", "Operaciones" y "Personas". Ahora, puede comenzar a ver cómo se verá su plan, preferiblemente antes de que estalle una crisis sin previo aviso. Puede identificar a una persona para que esté a cargo de cada categoría principal y pedirle al "equipo" que se tome un tiempo para investigar y escribir un plan para manejar su categoría durante una crisis.
La primera fase del plan se ocupa de la emergencia ante desastres. Esta es una guía del usuario sobre cómo preservar una organización durante el desastre inmediato. Para que un plan sea útil, debe crearse antes de que ocurra una interrupción. La siguiente fase de un plan, la "recuperación", está diseñada para mantener la entrada de fondos, los servicios en marcha y los clientes atendidos para que el negocio siga adelante después de que termine el desastre. Se debe planificar una fase final de "continuidad comercial" para volver al punto en el que la empresa se desempeñaba antes del desastre.
Plan Organizacional
Varias áreas que necesitan una planificación más profunda incluyen el almacenamiento de información, como registros financieros, de seguros y de empleados; hardware, software y datos informáticos; y un mapa del sitio de construcción y especificaciones de servicios públicos. Organice estos datos importantes para que haya múltiples copias, con un conjunto almacenado en una ubicación alternativa en caso de que se destruya la oficina principal.
Una fase aún más amplia de la planificación incluye el análisis de riesgos y el análisis de impacto comercial. Estos planes son especializados y podrían preparar a su empresa para evitar pérdidas financieras paralizantes. Hay muchos sitios web que tienen sólidas herramientas de planificación disponibles para ayudar en todas las fases de este proceso de planificación, pero los siguientes son buenos sitios para comenzar:
•La Cruz Roja Americana tiene buena información para empresas en www.redcross.org.
•El Instituto para la Seguridad Comercial y del Hogar proporciona herramientas de planificación en su sitio web en www.ibhs.org/business_protection.
•Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades tienen una lista completa de sitios web importantes en www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•El gobierno federal tiene un sitio para la preparación en www.ready.gov.
Dividir la tarea de planificación en partes pequeñas y organizar un equipo para trabajar en el plan hará que este sea un proceso más cómodo. La Cruz Roja Estadounidense informa que hasta el 40 por ciento de las pequeñas empresas no vuelven a abrir después de un desastre como una inundación, un tornado o un terremoto. No dejes que tu negocio sufra porque no tuviste tiempo para establecer un plan.
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